El tiempo es eso que a todos nos falta y en ocasiones nos sobra. Tenemos formas de medirlo, pero esa medición no tiene nada que ver con la percepción personal que tenemos del mismo. Cinco minutos son cinco minutos siempre, no nos engañemos, pero cinco minutos de placer “pasan volando” y cinco minutos de agonía o aburrimiento se hacen eternos para cualquiera. A todos se nos viene a la cabeza lo rápido que pasan esos minutos de más que le pedimos al despertador cada mañana o lo lentos que pasan los minutos cuando estamos esperando una llamada importante.

El tiempo también es la excusa perfecta para todo. Algunos de nosotros hemos usado la expresión “No tengo tiempo”  en muchas ocasiones y, admitámoslo, no siempre es del todo cierto. En ocasiones, el problema no es la falta de tiempo, sino la falta de organización. ¿Somos conscientes de la cantidad de tiempo que despilfarramos en nuestro día a día? Aunque parezca una pregunta sencilla, no es fácil de responder. Vivimos inmersos en nuestras rutinas y nos movemos en función de las obligaciones y las necesidades que consideramos tenemos en cada momento, pero muchas veces no somos conscientes de todo ese tiempo que no estamos aprovechando para hacer cosas útiles que nos podrían aportar valor.

Una de las características del pensamiento Lean es la búsqueda de reducción del despilfarro. Es decir, reducir las actividades que no aportan valor, la sobreproducción y los tiempos muertos para optimizar los procesos. Pero detectar estas actividades requiere un análisis de los procesos, ya que muchas de ellas permanecen ocultas y no es sencillo tener conocimiento de su existencia. Para ello, existen diferentes herramientas como el Análisis de Valor Añadido o los Diagramas de Flujo.

En este artículo me gustaría ofreceros una serie de consejos para detectar las actividades que no nos aportan valor en el ámbito personal, de manera que pueda ayudaros a optimizar vuestro tiempo y organizaros mejor.

Gestión del tiempo. Pasos a seguir:

1. Analiza los tipos de actividades

Vamos a intentar englobar todas las actividades que podemos encontrar en nuestro día a día en cinco tipos: actividades necesarias, actividades de no valor, tiempos muertos, actividades sociales/ocio y actividades de valor. Estas actividades varían en función de cada persona, pero es importante comprender el concepto general de cada una.

Actividades Necesarias: Actividades que son necesarias o compromisos de los que no podemos o no debemos escaparnos (trabajar, dormir, comer, ducharse, tareas domésticas, conducir al trabajo, ayudar a un familiar o amigo…)

Actividades No Valor: Actividades que no nos aportan crecimiento, conocimiento ni desarrollo personal (ver en exceso TV, jugar a la consola o juegos con el móvil, ver vídeos de risa, bromas, memes, montajes, dormir más de lo necesario, whatsappear en exceso)

Tiempos muertos: Esperas o pausas que normalmente no podemos evitar, pero que se pueden aprovechar para hacer algo (trayecto en transporte público, esperar a alguien, esperar a que termine el lavavajillas o la lavadora…)

Actividades Sociales/Ocio: Actividades que proporcionan bienestar o placer en una medida razonable y actividades de relaciones personales (pasar tiempo o hablar con familiares y amigos, darse un baño relajante…)

Actividades Valor: Actividades que aportan conocimiento, crecimiento o desarrollo personal (estudiar, deporte, lectura constructiva, voluntariado, idiomas…)

Conviene aclarar que debemos encontrar actividades de todo tipo en nuestra vida. Es imposible carecer de actividades de no valor, somos personas, no máquinas y debemos ser conscientes de que en ocasiones necesitamos tomarnos un respiro y poner en pausa nuestra mente. Siempre que no lo hagamos demasiado a menudo, está bien.

2. Calcula el tiempo de cada actividad

El siguiente paso consiste en calcular el tiempo medio diario que empleamos en cada tipo actividad, diferenciando los días laborables de los no laborables.

3. Estudia el resultado

Una vez que sepas cuántas horas dedicas a cada tipo de actividad, valora los resultados y plantéate las siguientes preguntas:

¿Qué actividades quiero mantener?

¿Qué actividades puedo reducir?

¿Qué actividades puedo eliminar?

¿Qué tiempos muertos puedo aprovechar para algo productivo?

4. Ponte un objetivo

Proyecta lo que quieres conseguir, pon de tu parte para conseguirlo y vuelve a hacer el cálculo de tus actividades dentro de unos meses para comprobar si has cumplido tu objetivo.

La pauta general debería ser: optimizar el tiempo que empleo para actividades necesarias, reducir actividades de no valor, aprovechar tiempos muertos, nivelar actividades sociales/ocio y aumentar las actividades de valor.

Puedes descargar el “Lean Time Planner” si te suscribes al blog, en el que encontrarás un Organizador de Tareas muy útil para realizar este análisis 😉

Aprender a hacer una buena gestión del tiempo es ser conscientes de los despilfarros que hay en nuestro día a día y tener la fuerza de voluntad necesaria para reducirlos.

El tiempo es el único bien del que todos disponemos en la misma cantidad y se va gastando sin poder hacer nada para evitarlo. No malgastarlo es una elección personal que debemos hacer si  el día de mañana no queremos mirar atrás y arrepentirnos de no haberlo aprovechado lo suficiente.

 (Fuente imagen: https://pixabay.com/)